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鶴見大学特定個人情報取扱規程

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、学校法人総持学園鶴見大学、鶴見大学短期大学部及び鶴見大学短期大学部附属三松幼稚園(以下「大学」という。)が、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号、以下「番号法」という。)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」という。)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)に基づき、大学の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いの確保及び特定個人情報の保護に係る安全管理措置について必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

  • 第2条 この規程における用語の定義を次のとおり定める。
    • (1)「個人情報」とは、個人情報保護法第2条第1項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
    • (2)「個人番号」とは、番号法第7条第1項又は第2項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
    • (3)「特定個人情報」とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
    • (4)「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。
    • (5)「個人情報ファイル」とは、特定個人情報ファイルであって、行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
    • (6)「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
    • (7)「保有個人情報」とは、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する特定個人情報であって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの又は6か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
    • (8)「個人番号利用事務」とは、行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第9条第1項又は第2項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
    • (9)「個人番号関係事務」とは、番号法第9条第3項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
    • (10)「個人番号利用事務実施者」とは、個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
    • (11)「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
    • (12)「個人情報取扱事業者」とは、特定個人情報ファイルを事業の用に供している者(国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。)であって、特定個人情報ファイルを構成する個人情報によって識別される特定の個人の数(個人情報保護法施行令で定める者を除く。)の合計が過去6か月以内のいずれの日においても5,000を超えない者以外の者をいう。
    • (13)「職員等」とは、大学の組織内にあって直接又は間接に大学の指揮監督を受けて大学の業務に従事している者をいい、雇用関係にある職員(専任、常勤講師、嘱託職員、非常勤講師、非常勤職員等)のみならず、役員及び教職員のほか、大学との間の雇用関係にない者を含む。
    • (14)「事務取扱担当者」とは、大学内において、個人番号を取り扱う事務に従事する者をいう。
    • (15)「管理区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
    • (16)「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。
  • 2 前項に定めのない用語については、番号法その他の関係法令の定めに従う。

(大学が個人番号を取り扱う事務の範囲)

第3条 大学が個人番号を取り扱う事務の範囲は、次のとおりとする。

職員等に係る個人番号関係事務 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
雇用保険届出事務
日本私立学校振興・共済事業団届出事務
職員等の配偶者に係る個人番号関係事務 国民年金の第三号被保険者の届出事務
職員等以外の個人に係る個人番号関係事務 弁護士報酬等の支払調書作成事務
地権者の地代等の支払調書作成事務
講演者等の支払調書作成事務

(大学が取り扱う特定個人情報等の範囲)

  • 第4条 前条において大学が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は、次のとおりとする。
    • (1)職員等又は職員等以外の個人から、番号法16条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)及びこれらの写し
    • (2)大学が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え
    • (3)大学が法定調書を作成するうえで職員等又は職員等以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等
    • (4)その他個人番号と関連づけて保存される情報
  • 2 前項各号に該当するか否かが定かでない場合は、学長が判断する。

第2章 安全管理措置

第1節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置
(組織体制)

  • 第5条 大学は、学長が指名する者を事務取扱担当者とする。
  • 2 事務取扱担当者以外に、それを統括する者は総務部長をもって充てる。
  • 3 事務取扱担当者は、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
  • 4 事務取扱担当者が変更することになる場合、学長は新たに事務取扱担当者となる者を指名するものとする。この場合、従前の事務取扱担当者は新たに事務取扱担当者となる者に対して確実に引継ぎを行わせるものとする。また、学長はかかる引継ぎが行われたか確認するものとする。

(事務取扱担当者の監督)

第6条 大学は、特定個人情報等が本規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

(教育・研修)

  • 第7条 大学は、この規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこの規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。
  • 2 大学は、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込むものとする。

(取扱状況・運用状況の記録)

  • 第8条 事務取扱担当者は、次の特定個人情報等の取扱い状況をチェックリストに基づき確認し、記入済みのチェックリストを保存するものとする。
    • (1)個人番号を必要とする書類等の入手日
    • (2)個人番号を必要とする書類等の作成日
    • (3)個人番号を必要とする書類等の本人への交付日
    • (4)個人番号を必要とする書類等の相手先への提出日
    • (5)個人番号が記載されている書類等の廃棄日

(情報漏えい事案等への対応)

  • 第9条 事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、学長に直ちに報告する。
  • 2 前項の報告を受けた学長は、直ちに事故調査委員会を招集し、当該事故の発生原因、その影響と結果の調査をさせるものとする。
  • 3 事故調査委員会の委員長は学長とし、その委員は総務部長が選任する。
  • 4 学長は、第2項の調査活動の結果報告をふまえ、再発防止策を策定するとともにその原因に関与した職員については、就業規則の規定により、懲戒に処することがある。ただし、当該事故の報告が軽微である場合には、学長による注意で済ますことができる。

(取扱状況の確認)

第10条 学長は、特定個人情報等の取扱状況について、1年に1回以上の頻度で確認を行うものとする。

第2節 物理的安全管理措置
(特定個人情報等を取り扱う区域の管理)

  • 第11条 大学は、管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い措置を講ずる。
    • (1)管理区域
       入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。
    • (2)取扱区域
       可能な限り壁又は間仕切り等の設置、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗かれる可能性が低い場所への座席配置等をするなど工夫するものとする。

(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)

  • 第12条 大学は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講ずる。
    • (1)特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
    • (2)特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。

(電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止)

  • 第13条 大学は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出し(特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、大学内での移動等も含まれる。)は、次の各号の場合を除き禁止する。
    • (1)個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合
    • (2)行政機関等への法定調書の提出等、大学が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合
  • 2 前項の持出しは、特定個人情報等を管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、大学内での移動等も持出しに該当するものとする。ただし、大学内の移動に限り、特定個人情報等が認識できないようなファイル(中身が透けない色付きのクリアファイル、封筒、中身が透けないファイルケース等)等に入れた場合には、移動することができる。
  • 3 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。

(個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄)

第14条 総務部長は、事務取扱担当者又は外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。

第3節 技術的安全管理措置
(アクセス制御、アクセス者の識別と認証)

  • 第15条 大学における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は、次のとおりとする。
    • (1)特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。
    • (2)機器に標準装備されているユーザー制御機能(Glacio.net)により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定する。

(外部からの不正アクセス等の防止)

  • 第16条 大学は、次の各号の方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。
    • (1)スタンドアローンのシステムを使用し管理することで、外部からの侵入を防ぐ。
    • (2)ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する。

(情報漏えい等の防止)

  • 第17条 大学は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信するときは、次の各号に従い、通信経路における情報漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。
    • (1)通信経路における情報漏えい等の防止策
      通信経路の暗号化
    • (2)情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策
      データの暗号化又はパスワードによる保護

第3章 特定個人情報等の取得

(特定個人情報の適正な取得)

第18条 大学は、特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

(特定個人情報の利用目的)

第19条 大学が、職員等又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第3条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

(特定個人情報の取得時の利用目的の通知等)

  • 第20条 大学は、特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を情報主体に通知し、又は公表しなければならない。この場合において、「通知」の方法については、原則として書面(電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を含む。)によるものとし、「公表」の方法については、学内のグループウェア等、または広報を使用する方法によるものとする。大学の職員等から特定個人情報を取得する場合には、学内LANにおける通知、利用目的を記載した書類の提示、就業規則への明記等の方法による。
  • 2 大学は、利用目的の変更を要する場合には、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更し、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

(個人番号の提供の要求)

第21条 大学は、第3条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

(個人番号の提供を求める時期)

  • 第22条 大学は、第3条に掲げる事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めるものとする。
  • 2 前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で、個人番号の提供を求めることが可能なものとする。職員等の給与の源泉徴収事務、日本私立学校振興・共済事業団(以下「私学共済」という。)届出事務等及びこれらに伴う給与所得の源泉徴収票、私学共済加入者資格取得報告書等の作成事務の場合についても、雇用契約の締結時点で個人番号の提供を求めることができる。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

  • 第23条 特定個人情報の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に該当し、第29条(個人番号の利用制限)に従うものとする。
  • 2 大学は、番号法第19条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。

(特定個人情報の収集制限)

第24条 大学は、第3条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。

(本人確認)

第25条 大学は、番号法第16条に定める方法により、職員等又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。職員採用時に関しては雇用時、またその扶養親族に関しては採用職員に委託する。また、代理人については、同条に定める方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。

(取得段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置)

第26条 特定個人情報の取得段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第1節(組織的安全管理措置・人的安全管理措置)に従うものとする。

(取得段階における物理的安全管理措置)

第27条 特定個人情報の利用段階における物理的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第2節(物理的安全管理措置)に従うものとする。

(取得段階における技術的安全管理措置)

第28条 特定個人情報の利用段階における技術的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第3節(技術的安全管理措置)に従うものとする。

第4章 特定個人情報の利用

(個人番号の利用制限)

  • 第29条 大学は、第19条に定める利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。
  • 2 大学は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第30条 大学が特定個人情報ファイルを作成するのは、第3条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

(利用段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置)

第31条 特定個人情報の利用段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第1節(組織的安全管理措置・人的安全管理措置)に従うものとする。

(利用段階における物理的安全管理措置)

第32条 特定個人情報の利用段階における物理的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第2節(物理的安全管理措置)に従うものとする。

(利用段階における技術的安全管理措置)

第33条 特定個人情報の利用段階における技術的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第3節(技術的安全管理措置)に従うものとする。

第5章 特定個人情報の保管

(特定個人情報の正確性の確保)

第34条 事務取扱担当者は、特定個人情報を、第19条に定める利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

(保有個人情報に関する事項の公表等)

第35条 大学は、個人情報保護法第24条第1項に基づき、特定個人情報に係る保有個人情報に関する事項を本人の知り得る状態にしておくものとする。

(特定個人情報の保管制限)

  • 第36条 大学は、第3条に掲げる事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。
  • 2 大学は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められる場合には、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。
  • 3 大学は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)の写し、大学が行政機関等に提出する法定調書の控え、当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を、特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められる場合には、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

(保管段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置)

第37条 特定個人情報の保管段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第1節(組織的安全管理措置・人的安全管理措置)に従うものとする

(保管段階における物理的安全管理措置)

第38条 特定個人情報の保管段階における物理的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第2節(物理的安全管理措置)に従うものとする。

(保管段階における技術的安全管理措置)

第39条 特定個人情報の保管段階における技術的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第3節(技術的安全管理措置)に従うものとする。

第6章 特定個人情報の提供

(特定個人情報の提供制限)

第40条 大学は、番号法第19条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者(法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。)に提供しないものとする。また、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供は、できないものとする。

(提供段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置)

第41条 特定個人情報の提供段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第1節(組織的安全管理措置・人的安全管理措置)に従うものとする。

(提供段階における物理的安全管理措置)

第42条 特定個人情報の提供段階における物理的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第2節(物理的安全管理措置)に従うものとする。

(提供段階における技術的安全管理措置)

第43条 特定個人情報の提供段階における技術的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第3節(技術的安全管理措置)に従うものとする。

第7章 特定個人情報の開示、訂正、利用停止等

(特定個人情報の開示)

  • 第44条 大学は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示を求められた場合は、次条に規定する手順により、遅滞なく当該情報の情報主体であることを厳格に確認したうえで、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。ただし、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、その部分についてはマスキング等をするものとする。
  • 2 大学は、次の各号に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができる。不開示の場合には、請求者に対してその旨及び理由(根拠とした個人情報の保護に関する法律の条文及び判断の基準となる事実を示すものとする。)を説明するものとする。
    • (1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • (2)大学の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    • (3)他の法令に違反することとなる場合

(保有個人情報の開示請求処理手順)

  • 第45条 前条に基づき本人又はその代理人(未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人、又は本人が委任した任意代理人をいう。以下同じ。)から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示請求を受けた場合は、次の手順で応ずるものとする。
    • (1)受付時の確認
      • ① 所定の様式の書面(請求者の氏名・住所・電話番号、請求年月日、請求に係る個人情報の内容が記載されているもの)による請求であること。
      • ② 代理人による請求の場合は、所定の委任状によるものであること。
      • ③ 郵送による本人確認資料の受領などの場合は、事務取扱責任者が適宜判断する。
    • (2)開示の可否の決定
      事務取扱担当者は、次の①から③についてそれぞれ検討のうえ、開示の可否を決定する。
      • ① 請求された個人情報が物理的に存在するか否か。
      • ② 前号に相当するものが、「保有個人情報」に該当するか否か。
      • ③ 前条第2項の各号に定める不開示事由に該当するか否か。
    • (3)不開示の場合の対応
      前号に基づき保有個人情報の全部又は一部を不開示と決定したときは、その旨を通知し、その理由についても説明するものとする。
    • (4)請求者に対する通知時期
      開示請求に対する回答(不開示の場合の通知も含む。)は、書面にて、遅滞なく郵送又はこれに代わる方法により通知する。

(保有個人情報の訂正等)

第46条 大学は、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき遅滞なくこれに応ずるものとする。かかる訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該本人に対し、遅滞なくその旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知するものとする。また、訂正等を行わない場合又は当該本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明するものとする。

(保有個人情報の訂正等処理手順)

  • 第47条 前条により、特定個人情報に係る保有個人情報が事実ではないとして、訂正、追加又は削除(以下「訂正等」と総称する。)を求められた場合は、次の手順にて応ずるものとする。
    • (1)当該請求者に対し、訂正等すべき内容が事実である旨を証明できる資料の提出を求める。
    • (2)事務取扱責任者は、提出された資料に基づき、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく必要な調査を行い、訂正等を行うか否かを決定する。
    • (3)検討した結果については、遅滞なく当該請求者に対して書面にて、郵送又はこれに代わる方法により通知する。訂正等の措置をとらない場合は、判断の根拠及び根拠となる事実を示し、その理由についても説明をするものとする。
  • 2 特定個人情報に係る保有個人情報の訂正等は、次の各号に従って行わなければならない。
    • (1)事務取扱責任者は、当該保有個人情報を取り扱う事務取扱担当者を特定し、その者以外の者に訂正等の作業を行わせてはならない。
    • (2)事務取扱担当者は、訂正等の作業を事務取扱責任者の指示に従って行い、事務取扱責任者が作業結果を確認する。
    • (3)事務取扱責任者は、更新理由、訂正等の申請者、訂正等の日付、管理責任者、事務取扱担当者及び訂正等の内容を記録し、1年間保管する。

(保有個人情報の利用停止等)

  • 第48条 大学は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が、個人情報保護法第16条に違反して取得されているという理由、同法第17条に違反して取り扱われたものであるという理由又は番号法第19条に違反して第三者に提供されているという理由により、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止(以下、本条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく当該特定個人情報の利用停止等を行わなければならない。ただし、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合にあって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
  • 2 前項の規定に基づき求められた利用停止等の全部又は一部を行ったとき若しくは行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨(当該本人から求められた措置と異なる措置を行う場合にはその措置内容を含む。)を通知しなければならない。また、利用停止等を行わない場合又は本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明するものとする。

第8章 特定個人情報の廃棄・削除

(特定個人情報の廃棄・削除)

第49条 大学は、第3条に掲げる事務を処理する必要がある範囲内に限り、特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。ただし、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、書類等に記載された個人番号をその期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなり所管法令の保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。

(廃棄・削除段階における組織的安全管理措置・人的安全管理措置)

第50条 特定個人情報の廃棄・削除段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第1節(組織的安全管理措置・人的安全管理措置)に従うものとする。

(廃棄・削除段階における物理的安全管理措置)

第51条 特定個人情報の廃棄・削除段階における物理的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第2節(物理的安全管理措置)に従うものとする。

(廃棄・削除段階における技術的安全管理措置)

第52条 特定個人情報の廃棄・削除段階における技術的安全管理措置は、第2章(安全管理措置)第3節(技術的安全管理措置)に従うものとする。

第9章 特定個人情報の委託の取扱い

(委託先における安全管理措置)

  • 第53条 大学は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を委託する場合には、大学自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。
  • 2 前項の必要かつ適切な監督には、次に掲げる事項を含むものとする。
    • (1)委託先の適切な選定
    • (2)委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結
    • (3)委託先における特定個人情報の取扱い状況の把握
  • 3 前項第1号の委託先の適切な選定に当っては、次の事項について特定個人情報の保護に関して大学が定める水準を満たしているか否かについて、あらかじめ確認する。
    • (1)設備
    • (2)技術水準
    • (3)職員等に対する監督・教育の状況
    • (4)経営環境状況
    • (5)特定個人情報の安全管理の状況(個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化、特定個人情報等の範囲の明確化、事務取扱担当者の明確化、個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄等を含む。)
    • (6)暴力団、暴力団員、暴力団員でなくなった時から5年を経過しない者、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋等、社会運動等標ぼうゴロ、特殊知能暴力集団等、その他これらに準ずる者(以下「暴力団員等」という。)又は次の①から⑤までのいずれにも該当しないこと
      • ① 暴力団員等が経営を支配していると認められる関係を有すること
      • ② 暴力団員等が経営に実質的に関与していると認められる関係を有すること
      • ③ 自己、自社若しくは第三者の不正の利益を図る目的又は第三者に損害を加える目的をもってするなど、不当に暴力団員等を利用していると認められる関係を有すること
      • ④ 暴力団員等に対して資金等を提供し、又は便宜を供与するなどの関与をしていると認められる関係を有すること
      • ⑤ 役員又は経営に実質的に関与している者が暴力団員等と社会的に非難されるべき関係を有すること
  • 4 第2項第2号の委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結については、委託契約の内容として、次の規定等を盛り込むものとする。
    • (1)秘密保持義務に関する規定
    • (2)事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止
    • (3)特定個人情報の目的外利用の禁止
    • (4)再委託及び再々委託における条件
    • (5)漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任に関する規定
    • (6)委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄に関する規定
    • (7)職員等に対する監督及び教育に関する規定
    • (8)契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する規定
    • (9)特定個人情報を取り扱う職員等の明確化に関する規定
    • (10)委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定
  • 5 委託先の管理者については、事務取扱責任者をもって充てる。
  • 6 大学は、委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて、必要に応じてモニターするものとする。
  • 7 大学は、委託先において情報漏えい事故等が発生した場合に、適切な対応がなされ、速やかに大学に報告される体制になっていることを確認するものとする。
  • 8 委託先は、大学の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。
  • 9 大学は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているか否かについても監督する。
  • 10 大学は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として、第4項と同等の規定を盛り込ませるものとする。

第10章 その他

(改廃)

  • 第54条 この規程の改廃は、必要になった都度行う。その場合は学長が確認し、大学として決議を行う。
  • 附 則
     この規程は、平成28年1月1日から施行する。
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